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元商社マンのビジネスメールについて
2018年 1月 01日(月曜日) 00:00

世界のビジネスパーソンを相手に商社マンとして活躍した経験を持つ鈴木百合さんにビジネスを成功に導いてくれる単語を教えてもらいました。


鈴木さんの社会人生活は、三菱商事から始まりました。入社1年目から営業現場に駆り出され、主に海外ブランドのデザイナーたちと英語で条件交渉するなど、商社時代に出会った忘れられない単語があるといいます。


ビジネスの場面では、単語を一つ変えるだけで発言者の印象がプラスにもマイナスにも変わるといいます。どんな単語を会話に入れていけばビジネスが円滑に進むのかを試行錯誤しながらも、効果的な言葉を選べるようになったのは、商社の営業現場での経験があったからというのです。


相手方も納得するような共通の言葉を使えば、グローバルなビジネスに慣れているという印象を与えられて信頼を勝ち取ることもできるというわけです。


例えば、英文のビジネスメールを書かなければならない時、パソコンの前でフリーズしてしまう人も少ないないと思います。しかし、実は英文ビジネスメールの基本というのは簡単であり、ポイントは2点しかありません。


それは、「用件がはっきりしていること」と「メールの中身が簡潔であること」です。商社で仕事をしている人のメールが比較的効果的なのは、その2点が抑えられているからです。それに加えて、人間力や人心掌握力がメールの文面からにじみ出ていることが大きな特徴です。


メールでビジネスパートナーとの距離をぐっと縮めて打ち解けながら、スマートにビジネスを展開しているというわけです。


日本では、メールにせよ会話にせよ、常に丁寧さが求められています。しかし、英文メールでは必要に応じて思い切って距離を縮めることが大切なのです。


これは相手が顧客であっても同じことが言えます。顧客と業者という上下関係ではなく、対等なビジネスパートナーである、という意識がとても強いからです。日本人的な感覚で言うと、馴れ馴れし過ぎるというぐらいが、英語ではちょうどいい間合いだったりするのです。


逆に、英文メールで丁寧過ぎる書き出しを読むと、「これは何か悪い知らせなのでは…」と海外のビジネスパーソンが勘ぐってしまうことがあります。とはいえ、絵文字などくだけた表現を使わないのも、ビジネスメールの基本です。


ただし、最近ではビジネスツールが多様化してきました。相手やビジネスコミュ二ティーによっては対応を変える柔軟性があった方がいいのではと思います。例えば、アメリカのシリコンバレーでもSlackのようなコミュニケーションツールが人気を集めています。取引先でも使っているのなら、絵文字もいいかもしれません。


注意したいのは、「お世話になります」や「よろしくお願いします」のような日本語特有の表現です。ただ、間違ってもそのまま日本語を直訳するのはやめましょう。相手の立場を想像して、効果的な英語表現を使えるようになりたいものです。